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友成企业家扶贫基金会对外联络管理制度

第一章 总则

第一条 目的

为更好地做好基金会的宣传推广工作,更好地开拓筹资业务,规范基金会对外联络管理,特制订本制度。

第二条 适用范围

本制度适用基金会各部门外联管理。

 

第二章 对外联络工作内容

第三条 对外联络工作内容分为对内工作和对外工作。

对内工作是指加强基金会领导与其他部门的联系与交流,从而在工作上更好的配合;各部门互相配合,做好项目联络宣传工作,竖立良好形象。

对外工作是指基金会发展与其他机构的友好关系,通过积极地联系交流,宣传机构理念、寻求合作伙伴、努力拓宽筹款渠道;建立完善的外联资源库。

 

第三章 外联资源库的管理

第四条 外联资源库是外联的重要组成部分,资源档案管理应由专人负责,具体规定如下:

(一)建立完善的联系人管理系统,并备有备份,保证档案的安全性;

(二)及时更新联系人资料,保证对外联系的通畅性;

(三)所有人员需做到对资源库及所有联系中涉及问题的保密性,不可外出及泄露相关信息,并严禁将资源库资源私用或转借他人所用;

(四)对资源库里涉及到的联系人在重要节日发送邮件祝福,日常定期通过邮箱发送信件的方式更新机构动态;重要客户至少每个月进行一次沟通与座谈。

 

第四章 出访准备与出访记录

第五条 外联人员外出拜访前要做好准备工作。预约好拜访时间、联系人,并明确好拜访目的,是否需要携带机构宣传资料等。

第六条 外出拜访要做好出访记录,记录拜访时间、地点、人员及拜访过程中所谈及的内容;及时整理出访记录,需要其他部门协调或上级领导批示的,需及时沟通反馈,限期办结。

 

第五章 礼品派送管理规定

第七条 对于重要资源方可在重大节日赠送与机构文化相关的礼品用于关系的维护。礼品的档次、数量及规格用基金会秘书处确定。

第八条 综合管理部根据基金会确定的礼品数量及规格在七个工作日内采购并进行保管及派送,并进行详细登记。

 

第六章 重要接待管理规定

第九条 各部门联系的资源方前来基金会进行宣传、沟通等的接待工作由联系部门主要负责,其他配合部门做好配合工作,全力做好接待工作。

第十条 接待工作中涉及人员应注意仪容仪表及行为规范,完善接待工作。

第十一条 接待工作结束后如需宴请有关领导,由联系部门确定就餐地点及标准,若需其他部门支持,其他部门应责无旁贷予以配合。

 

附则

第十二条 本办法自发布之日起执行。

 

友成企业家扶贫基金会

2019年11月1日

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