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友成企业家扶贫基金会对外活动品牌制度

第一章 总则

第一条 为加强基金会品牌管理,确保品牌资产保值和增值,树立良好的品牌形象,保护基金会信誉,特制订本制度。

第二条 本制度中的品牌内涵包括基金会名称、商标、资质证书等。品牌管理包括品牌战略规划与实施、品牌营销及推广、品牌产权保护及对基金会各部门的品牌运营的宏观监控等。

第三条 本制度根据中华人民共和国《慈善法》及相关法律法规,结合基金会实际情况制订。

 

第二章 基金会品牌管理机构

第四条 基金会品牌管理机构和人员包括理事会、基金会秘书处、各部门分管领导及传播部等。

第五条 秘书处的职责主要是审批基金会品牌发展规划。

第六条 秘书长的核心职责包括:

(一)审核基金会品牌战略规划,并给出审核意见;

(二)审批基金会品牌年度建设计划;

(三)审批基金会关于集团名称、商标等的使用;

(四)审批基金会大型品牌活动的立项方案;

(五)决定基金会品牌相关的各项重大事项。

第七条 传播部是基金会品牌建设与管理的主管部门,组织实施品牌管理。其核心职责包括:

(一)制定基金会名称、商标管理制度并监督执行;

(二)组织制定基金会品牌发展规划,提交秘书长审核;

(三)组织制定基金会品牌年度建设计划,提交秘书长审核;

(四)组织对基金会品牌建设相关重要问题的研究;

(五)组织制定基金会品牌宣传推广规范。

第八条 基金会综合管理部是基金会品牌建设与管理的协办部门,协助传播部进行集团品牌管理的相关法律工作。

 

第三章 基金会品牌战略策划

第九条 基金会品牌战略策划包括基金会品牌定位、品牌命名、品牌形象、品牌扩张和品牌延伸等内容。以上都由传播部拟定策划方案后提交秘书处秘书长审定,由传播部宣布统一组织实施。

 

第四章 基金会品牌推广管理

第十条 基金会品牌战略实施主要包括基金会形象宣传、项目宣传。

第十一条 基金会机构形象宣传由传播部统一组织实施,各部门协办;各部门在进行项目宣传时,需事先将宣传方案提交传播部审核,审核通过后由本部门组织实施。

 

第五章 基金会品牌推广流程

第十二条 基金会品牌推广流程如下:

(一)基金会主办或联合主办重大活动的品牌把控流程

1. 本流程适用于基金会所属各中心、部门、专项基金需要举办新闻发布会等重大活动,或与其他单位联合主办各种重大活动。

2. 各业务部门提交活动方案或活动背景资料。内容包括:

2.1时间、地点、活动的意义目的;

2.2各主办方、协办方详细介绍,我方的主要角色、职责和参与目的;

2.3活动规格规模:最高级别及主要嘉宾职务姓名、活动人数、出席媒体名单

2.4活动基本议程

2.5活动统一的邀请函

2.6活动展示类物料清单:现场背板、展板、会刊、资料袋

2.7媒体资料清单:新闻通稿、速记及其他材料

3. 各业务部门提出需要传播外联部配合的具体事项说明

3.1拟代表基金会出席的领导的级别(理事长、秘书长、部门主任)、出席的环节内容;

3.2拟以基金会或理事长名义邀请的人员名单、出席的环节内容;(一般参会人员原则上由各部门自行邀请)

3.3需要基金会准备的活动资料:现场背板展板、会刊、现场发送资料、领导讲话稿等;

3.4其他职责和需求说明;

3.5各事项的截止时间; 

3.6活动承办联络人信息,包括友成该项目负责人或协调人及联合承办方负责人或协调人:姓名、电话、手机、邮箱。

4. 具体操作流程

4.1业务部门以邮件形式向传播外联部提交活动背景资料及需要配合事项说明;

4.2传播外联部就业务部门需求拟定基本建议方案。方案内容包括:建议出席领导级别、出席环节内容;建议媒体操作策略、发布范围及内容;建议现场资料清单和内容;各事项落实时间表等;

4.3  方案提请秘书长(理事长)审批;同时抄送业务部门;

4.4  根据秘书长(理事长)和业务部门反馈意见,取得统一意见;

4.5  传播外联部就确定内容进行准备和落实,并及时反馈给业务部门;

4.6传播外联部就以下内容提请秘书长审批确认后方可定稿发布:现场背板展板、会刊中涉及友成的内容、现场发送资料、新闻通稿等。

4.7其他说明:在此事项操作环节中涉及领导出席、媒体采访、宣传品展示环节的,严格按照本流程中其他相关规定执行。

(二)领导人出席、相关活动发言流程

1. 原则上只有基金会理事长、秘书长、副秘书长可对外代表基金会出席各种会议、仪式等重大活动,或就某些必要的议题对外发表意见。

2. 基金会所属各中心、部门、专项基金等在认为必要的场合邀请理事长、秘书长、副秘书长出席时,必须事先按请示格式提出书面报告,内容必须包含该场合的主办单位、参加机构和人员、活动内容和意义、出席领导的日程安排(是否需要发言)等。领导出席活动时原则上由至少一名邀请部门工作人员或传播外联部人员陪同,传播外联部负责安排拍照及文字记录相关会议情况。

3. 基金会其他干部和员工需要代表基金会参加或出席各种会议、活动并对外发表意见,必须事先按请示格式提出书面报告,内容必须包含该场合的主办单位、参加机构和人员、活动内容和意义、出席人及出席发言口径等。

4. 以基金会所属各中心、部门、专项基金等对外出席各种会议、仪式等活动(不发表意见),必须事先征得主管领导的同意;

(三)相关活动涉及友成形象的各种形式的公开展示内容发布流程

1. 基金会所属各中心、部门、专项基金等,需要在相关活动或场合中公开使用和发布各种形式涉及友成形象的展示内容(包括但不限于PPT、展板)时,相关内容需经部门初审-传播外联部预审-分管领导终审程序后予以发布;

2. 部门初审:由稿件内容相关的部门主任初审核定发布内容并完成初稿设计后,相关设计初稿报送传播外联部;

3. 传播外联部就机构基本品牌元素、文字润色、设计风格是否与机构统一等提出修订意见报送基金会秘书长、副秘书长;

4. 秘书长、副秘书长最终审核定稿签发;

(四)重大项目的公关传播计划流程

1. 基金会的公益项目或公益活动策划时,必须有传播外联部前期参与,并就公关传播方面提出意见。

2. 相关业务部门在基金会意向听证会通过立项意向后,向传播外联部发出邀请,传播外联部安排参与项目品牌传播方面的策划工作会议,与项目发起部门共同制订该项目的品牌传播目标、基本传播策略和计划,如项目品牌与机构品牌的关系、目标受众人群、传播渠道和形式、传播的时间分布等等,作为项目策划重要内容列入项目计划书;

3. 项目公关传播计划在项目正式听证会上与其他项目策划内容一并提交听证会审议,项目通过后,传播外联部与项目部门根据传播计划密切配合,落实细节操作实施;

4. 公关传播计划须在项目的各阶段评估中作为重要部分进行评估;传播外联部负责收集和提供相关评估数据和报告。

 

第六章 信息发布及媒体联络

第十三条 媒体信息及学术机构资料等信息发布流程如下:

(一)传播外联部是媒体发布唯一出口;研发部是学术机构资料提供的稿件的唯一出口;

(二)部门主任初审:所有需向外发布的稿件需由稿件发起部门填报稿件签发单,按初审-预审-终审-签发流程审定相关内容后予以发布;包括:核定发布内容与事实无误、发布媒体建议;稿件签发单与发稿内容电子文件一起报送传播外联部;

(三)传播外联部预审:传播外联部对稿件进行预审,内容包括:机构基本品牌元素、文字润色、发布媒体建议等;报送基金会秘书长、副秘书长;

(四)秘书长、副秘书长签署意见后报理事长,理事长最终审核定稿签发;

第十四条 媒体采访及相关访谈流程

1. 媒体采访和相关学术机构的访谈的第一接待和责任部门是传播外联部和研发部。即所有媒体采访要求须报送传播外联部,由传播外联部核准统一安排;

2. 涉及机构层面的问题原则上只安排秘书长、副秘书长代表基金会接受媒体采访;其他人员原则上不接受采访。涉及各业务项目纯技术方面的采访要求可以安排相关部门主管接受采访,需事先报经传播外联部按流程核准;

3. 采访或访谈需求提报:传播外联部接到采访要求时,针对采访或访谈要求,收集了解相关媒体、记者及访谈机构的背景、素质等信息,并要求对方提供书面的采访(访谈)提纲,并以此为基础提出是否接受采访及受访对象的建议,以书面请示形式提报秘书长批示;

4. 采访前准备:传播外联部应该与记者充分沟通,向记者提供足够的有关基金会背景资料,并约定初稿需经基金会审阅的要求;并将媒体记者或访谈机构的背景资料和采访提纲提供给受访对象,以便受访对象准备;约定采访时间;

5. 采访过程:在基金会理事长、秘书长和副秘书长接受采访过程中,传播外联部专业人员陪同记录,并随时掌握记者采访思路和动态。基金会其他人员接受采访时必须进行完整的采访记录,交传播外联部归档留存。

6. 采访后控制:采访后,传播外联部需及时向记者要求审阅初稿,报送秘书长和理事长提供修订意见,必要时和编辑沟通,确定是否发稿和发稿时间等,尽量做到过程控制。

7. 发稿后资讯收集。

 

第七章 危机公关事件的处理

第十五条 基金会任何人员,如果发现媒体报导有与基金会对外宣传口径不一致或有损基金会品牌形象的情况出现时,由传播外联部收集相关信息,包括发布范围、发布详细内容、相关联系人背景资料等;并预估事件级别第一时间向基金会决策层汇报;

第十六条 由基金会领导根据事件性质事态确定反应级别;一级为重大事件:与事实严重不符、传播范围广、性质恶劣,严重危害基金会声誉及业务开展,有人为蓄意的可能性的事件;二级为普通公关事件:与事实部分不符、有扩大传播的倾向、对基金会声誉及口碑及伙伴关系有一定程度损害的事件;三级为警示公关事件:报道与基金会对外宣传口径不一致,不利于树立基金会品牌形象,容易造成外界对基金会的误解的事件。

第十七条 一级反应级别应成立临时处置委员会,包括决策层、涉及部门、传播外联部、综合管理部负责人和有关专家组成,由机构层面确定和实施应对措施;按一级反应预案实施。

二级反应级别由传播外联部会同相关业务部门作出事件处理方案,提报基金会领导批示,由秘书长批准后实施;三级反应级别由传播外联部做出事件处理方案,提报基金会领导批示,由秘书长批准后实施;

 

附 则

第十八条 本制度经基金会理事会审批后,自发布之日起生效实施。

 

友成企业家扶贫基金会

2019年11月23日

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