为了规范基金会财务档案管理，充分发挥财务档案为会计工作服务的作用，使财务档案管理更加规范化、制度化，特制订本管理制度。
财务部内部应指定专人保管财务档案。建立、健全会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。
（一） 会计档案
会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映基金会财务业务的重要史料和证据。包括：
1. 会计凭证类：原始凭证、计帐凭证、汇总凭证、其他会计凭证。
2. 会计帐簿类：总帐、明细帐、日记帐、辅助帐簿、其他会计帐簿。
3. 财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注、其他文字说明、其他财务报告。
4. 其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单，其他应保存的会计核算专业资料，会计档案移交目录，会计档案保管目录。
财务部人员工作调岗时，要按要求填写“工作交接明细单”存档。以保证工作的连续性。
（二） 整理、编制、移交会计档案
每年形成的会计档案，应由财务部专人按照归档要求，负责立卷，装订成册，编制会计档案保管目录。
封皮注明册数、起止年度和档案编号。
（三） 会计档案保管期限
会计档案的保管期限分永久、定期两类。定期保管期限分为 3 年、5 年、10年、15 年、25 年、共 5 类。
会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
（四） 会计档案的销毁
财务档案保管期满应及时清理销毁。
1. 由财务部提出销毁意见，编制会计档案销毁的名称、、册数、起止年度、销毁时间等内容。
2. 基金会负责人在会计档案销毁目录上签署意见。
3. 销毁会计档案时，应由财务、办公室等部门共同派员监销。
4. 监销人员在销毁会计档案前，应按照会计档案销毁目录所列内容核对所要销毁的会计档案；销毁后，办公室监销人员应在会计档案销毁目录上签名盖章。
5. 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案，应在会计档案销毁目录和会计保管目录中列明。
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