友成企业家乡村发展基金会项目管理制度

第一章

总则

第一条 为了遵循友成企业家乡村发展基金会(以下简称基金会)的战略愿景，全面实现基金会的使命和目标。确保基金会各项目运行的合法、合规、合理、有效，实现项目的预期目标，维护基金会、捐赠方和受益方的合法权益。根据《基金会管理条例》、《友成基金会章程》及国家相关法律法规, 特制定本制度。

第二条 本制度适用于基金会自主运作项目和对外合作项目。

第三条 本制度包括对项目立项、项目实施、项目传播、项目经费、项目信息公开、项目评估、项目结项等方面的规定。

第二章

项目立项

第四条 项目的立项与管理工作须符合基金会宗旨和章程的有关规定,综合考虑项目的公益性、可行性、实效性及持续性。

第五条 项目设计须明确以解决某一社会问题为目标，体现创新和可持续理念。

第六条 项目立项须遵循如下流程:

(一)立项审批:各项目部门综合前期调研结果，形成《项目立项申请表》（附件 1）、《项目调研报告》（附件 2）、《项目建议书》（附件 3）、《项目预算》（附件4）、《***项目管理手册》（附件 5）、《项目三 A 立项评估报告》（参照附件 7）由部门主任提请秘书长审核,通过后方可立项。支出 500 万元以上的项目需报理事会，理事会对项目进行审议，决定是否立项。

(二)建立项目档案:项目通过审批后,项目部门打印《项目立项申请表》、《项目调研报告》、《项目建议书》、《项目预算》、《***项目管理手册》，由项目负责人、部门主任、秘书长签字后存档。

(三)境外项目备案：符合《中华人民共和国境外非政府组织境内活动管理法》的项目需按照制度流程到公安部备案。

(四)项目上报：项目立项后，需携带加盖友成基金会公章的项目立项文件上报给国务院扶贫办社会扶贫司。

第三章

项目实施管理

第七条 立项申请通过后，进入项目实施阶段。项目部门主任组建项目实施团队，确定项目负责人，安排项目人员推进项目各方面工作开展，按照《项目建议书》、《***项目管理手册》执行。

第八条 项目在开始实施前，须根据《项目建议书》、《项目管理手册》，对项目管理人员、实施合作伙伴、项目实施区域政府等相关方开展项目实施培训。以提高项目实施效果，动员各相关方积极参与项目。

第九条 项目负责人对项目实施进行全过程监管,负责整个项目的日常管理、定期汇报、检查验收、项目完善，确保项目按计划有序推进、资金流转按预算执行、项目效果有效输出。

第十条 各项目部门须根据《项目建议书》制定每个项目的项目实施方案,根据详细方案组织项目的实施、督导与评估，保证项目顺利执行。

第十一条 各项目部门须每月与合作伙伴、项目实施方召开一次项目沟通会，总结项目开展情况。项目部门内部每周召开沟通会议，及时向部门主任汇报项目实施进展及项目成果完成情况。

第十二条 指项目各部门自行对项目的实施过程进行控制和纠偏，财务部门对项目定期监测，是保证项目实施进度和质量的重要常规监控手段，项目部门必须对项目的实施过程进行定期检查。

第十三条 各项目部门须整理一份《项目案例集》，对项目实施过程中的优秀模式、优秀受益人、优秀合作伙伴进行案例收集编写。

第十四条 各项目须建立规范的项目管理档案。包括但不限于《项目调研报告》、《项目立项申请表》、《项目建议书》、《项目预算》、《项目实施方案》、《项目中期报告》、《项目结项报告》、《项目总结报告》、《项目评估报告》、《项目案例集》、项目照片视频等。

第十五条 项目须进行评估工作，第三方机构评估或自评均可。评估报告须在项目结项时提交。根据项目进度情况，项目负责人须向部门主任提交项目中期报告，部门主任给出项目完善意见。项目结项后，项目负责人须向秘书长提交项目结项报告和项目评估报告。

第十六条 项目参与人员须严格遵守项目保密原则:不得擅自复制、泄露或以任何形式传播项目保密内容；不得泄露未经批准公示的项目总结报告和项目评估报告。如因工作需要需调阅并对外展示项目保密内容，须由部门主任提请秘书长审批，经批准后方可对外展示。

第四章

项目传播

第十七条 各项目须与资助方就项目角色进行定位。明确资助方、主办方、执行方、支持方等，在公开场合统一使用。

第十八条 各项目的名称在各种公开场合统一使用。

第十九条 各项目须制定项目传播计划。

第二十条 任何在互联网上以项目名义发布的各类形式的传播文件，均需提交由友成基金会审核方可对外发布。对于未经审核已发布的传播稿件，友成基金会可要求修改或撤销。

第二十一条 任何项目都须留存带有友成基金会字样或品牌标识的项目照片或视频。

第二十二条 任何项目涉及使用受益人肖像的传播，都须签订《肖像使用授权协议》。

第五章

项目财务管理

第二十三条 各项目须做到专项管理、单独建账、独立核算、专款专用。

第二十四条 项目经费来源主要有:

(一)合作机构捐赠；

(二)政府专项社会服务采购；

(三)基金会限定性资金；

(四)线上线下爱心人士捐赠；

第二十五条 基金会对各项目资金实行预算制管理。由项目负责人根据项目合作协议及批准的项目立项报告、实施方案和年度计划，编制年度项目经费预算，经理事长批准后执行。

第二十六条 各项目应遵照《基金会财务管理制度》，强化项目的财务管理,坚持节约、高效的原则,严格控制预算资金的支出,对于无凭证、无手续的项目支出，不予支付。

第二十七条 基金会依据项目执行协议条款、经费预算、项目进度、检查与验收结果，向项目实施合作伙伴分批拨付项目资金。

第二十八条 申请拨款前，项目实施合作伙伴根据项目进展情况向基金会提交项目执行计划与预算、项目阶段性或项目完结报告并提供合法有效的财务票据，项目负责人与基金会财务部审查无误后，报秘书长审批，通过批准的方可拨款。

第二十九条 项目负责部门与基金会财务部会定期对项目实施合作伙伴执行情况与资金使用情况进行检查、监督，必要时开展第三方审计，并向秘书处或理事会汇报项目阶段性或项目完结财务报告。

第三十条 秘书处和理事会有权监督和检查项目资金的使用情况，任何项目有关人员都不得挪用或通过其他非法手段侵占、不当使用项目资金。一经查出，则根据基金会人事管理制度严肃处理。

第三十一条 项目资金的管理和使用应接受业务主管部门、登记机关的检查和监督。

第六章

项目信息公开

第三十二条 项目信息公开是基金会“公开、合理、透明” 开展项目工作的必要条件，是增强社会公信力和影响力的基础。

第三十三条 信息公开要体现“及时、准确、完整、真实” 的原则。尽力让捐赠人、社会公众及有关单位能够及时、方便、详实、完整地获取和查阅项目信息。

第三十四条 凡涉及国家安全、侵犯他人权益或隐私,以及 其他法律法规规定不予公开的信息可不予公开。公开捐赠人和受益人信息需征得当事人同意或事先进行约定。

第三十五条 项目信息公开内容包括: 包括项目名称、项目背景及意义、项目执行主体、项目受益人、项目动态、项目总结报告、项目评估报告、财务报告、审计报告等。

第七章

项目评估

第三十六条 各项目部门需在项目立项后制定评估指标，提交项目评估方案（附件 6）。方案中必须包含基于《三 A 项目评估团体标准》的评估方法。

第三十七条 各项目部门须定期召开项目阶段性总结会议, 根据评估方案中的指标对项目开展情况、预算执行情况、项目传播和影响力等方面进行总结，部门主任提出完善建议。

第三十八条 各项目部门需在项目结束前提交项目总结报告, 由项目部门内部或第三方评估机构进行评估。项目结项后，由项目部门撰写项目结项报告，项目部门或第三方评估机构须撰写项目评估报告，并报秘书长审核。

第三十九条 项目奖惩：根据项目评估结果,按标准对项目分优秀、合格、不合格进行评级，评估报告须报秘书长批准。经评估验收项目为不合格的，造成严重损失或有其他违法违规行为的，除组织项目返工以达到合格外，还要依照相关法律法规追究项目负责人的责任；对于在项目执行过程中有突出优异表现的，部门主任可提出奖励建议至秘书长审核。

第八章

项目结项

第四十条 项目实施结束后，基金会项目部门须向基金会提出结项申请，并经项目总监初审后报秘书长批准。

第四十一条 文件归档：

(一)所有项目过程中产生的正式文件以及有必要保存的非正式文件，都应该妥善保存和归档；

(二)需要归档的文件包括项目文件、财务文件、会议记录、 传播文件、项目影响资料等；

(三)所有项目文件由项目部门统一整理、备案，建立《项目文件归档表》，并在基金会档案管理系统中备份。

第九章

附 则

第四十二条 根据实际需要，基金会可参照本制度，制定具体项目的管理方法或实施细则；

第四十三条 本制度经基金会理事会通过后执行；

第四十四条 本制度的解释权归友成基金会所有。